Divisi Purchasing, Tanggung Jawab, dan Keahlian Staf Purchasing

Posted on

Apa sih divisi purchasing itu? Divisi purchasing adalah divisi yang berwenang untuk melakukan pembelian barang-barang kebutuhan perusahaan. Divisi purchasing memiliki tanggung jawab besar dalam menjalankan proses pembelian barang. Berikut tanggung jawab dari divisi purchasing.

  • Menganalisis ketersediaan barang perusahaan

Divisi purchasing harus rutin memeriksa ketersediaan barang di gudang. Hal ini untuk mengetahui barang-barang apa saja yang dibutuhkan divisi lain.

  • Meminta persetujuan dari manajemen eksekutif sebelum melakukan pembelian barang

Sebelum membeli segala permintaan pembelian, divisi purchasing perlu meminta izin dari bagian manajemen eksekutif.

  • Mengecek kualitas barang dan memastikan barang sampai tepat waktu

Divisi purchasing harus teliti dalam mengecek kualitas barang yang dikirim oleh vendor. Selain itu, divisi perlu memantau proses pengiriman barang agar sampai tepat waktu.

  • Menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan vendor

Purchasing adalah divisi yang berinteraksi langsung dengan para vendor, maka dari itu mereka harus memiliki kepribadian dan komunikasi yang baik agar terbentuk hubungan kerja sama yang baik dengan vendor.

  • Mengarsipkan segala bentuk bukti pembayaran

Bukti pembayaran pembelian barang harus disimpan rapi dan tertata oleh divisi purchasing. Hal ini agar divisi keuangan mudah untuk memeriksa proses pembayaran dan pembelian yang dilakukan oleh divisi purchasing.

Di bawah ini ada penjelasan singkat mengenai proses panjang yang dilakukan oleh divisi purchasing dalam pembelian barang atau jasa pada vendor sebagai berikut.

  • Membuat daftar barang yang akan dibeli.
  • Membuat kategori barang yang dibeli harian, bulanan, atau tahunan.
  • Membuat daftar nama-nama vendor.
  • Mengajukan perizinan pembelian kepada divisi keuangan.
  • Menghubungi vendor untuk menentukan harga.
  • Melakukan analisis terhadap barang dan penawaran yang diberikan vendor.
  • Melakukan penawaran dan kesepakatan harga dan pelayanan oleh vendor.
  • Memantau proses pengiriman barang.
  • Mengecek kualitas barang.
  • Mengecek dan meminta dokumen sebagai bukti pembelian barang atau jasa.
  • Melakukan pencatatan barang bersama divisi logistik.
  • Menyerahkan bukti pembelian kepada divisi keuangan untuk dilakukan pembayaran.
  • Melakukan tes terhadap barang atau jasa yang telah dipesan.

 

Divisi purchasing adalah divisi yang membutuhkan staf dengan kepribadian yang komunikastif, jujur, dan tanggap. Adapun keahlian yang harus dimiliki oleh semua staf purchasing adalah sebagai berikut.

  • Komunikasi

Keahlian komunikasi yang baik merupakan hal terpenting yang mesti dimiliki oleh staf purchasing. Kemampuan komunikasi tersebut akan mempermudah divisi purchasing untuk menjalankan tugasnya karena mereka dapat dengan mudah bekerja sama dengan berbagai pihak, seperti divisi keuangan, logistik, dan vendor.

  • Pandai bernegosiasi dengan vendor

Keahlian divisi purchasing dalam bernegosiasi dengan vendor terlebih lagi dalam hal pembayaran akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Apabila staf purchasing mampu bernegosiasi mengenai harga pada vendor, maka perusahaan hanya perlu mengeluarkan sedikit dana untuk membayar pesanan.

  • Mampu membuat pencatatan yang baik

Staf purchasing adalah staf yang juga dituntut untuk mampu membuat catatan hasil pembelian dan pembayaran dengan baik. Kemampuan ini bertujuan untuk memudahkan kinerja divisi lain, seperti divisi keuangan dalam mencatat pembayaran apa saja yang telah diproses.

  • Mampu mengoperasikan komputer

Dengan kemampuan dalam mengoperasikan komputer akan memudahkan divisi purchasing untuk melakukan pencatatan, memantau pengiriman barang, dan sebagainya.

  • Memahami perpajakan

Karena divisi purchasing adalah bagian yang berurusan langsung dengan pembelian barang, maka mereka juga harus mengerti kapan pajak barang-barang tersebut dibayarkan.

Dengan demikian itulah penjelasan mengenai pengertian purchasing, tanggung jawab, tugas, dan keahlian divisi purchasing.

 

Sumber:https://promise.co.id/tugas-purchasing-tanggung-jawab-skill-tugas-dari-staff-purchasing/

Sumber gambar:

https://www.normagroup.com/corp/en/purchasing/

 https://www.procurementflow.com/blog/are-you-purchasing-procurement-or-supply-chain-manager